Operar uma frota e garantir um serviço de qualidade para os seus clientes não é tarefa das mais simples. A gestão de frota passa por diversos pontos que precisam ser bem administrados para, conectados, garantirem que tudo funcione da maneira planejada, de modo que o consumidor possa confiar no seu serviço.

Existem diferentes maneiras de gerir uma frota, porém, algumas práticas e ações são universais para assegurar a eficiência da sua empresa. A partir de uma gestão de frota estruturada, planejada e monitorada, as chances do seu negócio se tornar cada vez mais lucrativo são enormes.

Escrevemos esse artigo para ajudar você a entender quais são as principais questões que envolvem a gestão de frota. Abordaremos diferentes pontos para apresentar um panorama completo do que deve — e o que não deve — ser feito para garantir que você consiga gerenciar um negócio da maneira mais eficiente possível. Confira!

A importância da gestão de frota

Muitas vezes, por estar ocupado com as demandas do dia a dia, os responsáveis pela administração de frota de algumas empresas deixam de lado alguns pontos fundamentais de gestão ‒ tais como o planejamento de cada ação e as análises, estudos e monitoramentos que precedem qualquer investimento.

Assim sendo, problemas que não eram esperados acabam entrando no caminho dos resultados positivos e da satisfação dos clientes da sua empresa. Em suma, agir de maneira estratégica é fundamental para quem busca atrelar redução de custos, realocação dos investimentos e oferecimento de um serviço eficiente e lucrativo para todas as partes envolvidas.

Falta de manutenção constante e rotas maiores do que o necessário, por exemplo, são problemas comuns para qualquer gestor. Acabam gerando gastos que não estavam previstos ou mesmo passam despercebidos pela administração, mas estão na planilha todos os meses, onerando os custos da sua operação.

Ao colocar em prática uma gestão de frota eficiente e profissional, as chances de identificar quais os gargalos de cada setor da frota para que você possa promover ações ou investimentos para otimizá-los são muito maiores. Ou seja, quer melhorar o funcionamento da sua frota? A gestão é a solução mais eficiente.

Tipos de frota

Apesar de grande parte das ações para gestão de frota serem importantes para os variados tipos que existem, é importante ressaltar e analisar as especificidades de cada uma delas, até para que você consiga diferenciar o funcionamento de cada um. Para isso, listamos os 3 tipos de frota mais comuns e o que fazer para garantir os melhores resultados para o seu negócio. Confira!

1. Frota Própria

Para uma empresa de grande porte e que já tenha uma gestão eficiente, ter uma frota própria é a solução ideal. Dessa forma, é possível administrar todas operações relacionadas à frota e, assim, seguir as diretrizes e planejamento estabelecidos pela empresa.

Além disso, a frota própria proporciona um maior controle sobre tudo o que está acontecendo, garantindo que as responsabilidades fiquem dentro da empresa e não dependa de terceiros para que o trabalho seja feito de maneira eficiente. Para isso, é claro, é necessário montar uma equipe especializada no assunto para que os problemas do cotidiano não atrapalhem o funcionamento da sua empresa em geral.

2. Frota Alugada

Dependendo da estrutura da sua empresa, absorver uma frota de veículos pode não ser uma tarefa tão simples e acabar gerando mais dores de cabeça do que soluções. Dessa forma, alugar uma frota pode ser uma alternativa interessante para evitar que todos os cuidados com a operação atrapalhem os seus resultados.

Essa opção, porém, é preciso ser feita após uma análise profunda interna e do mercado de atuação. Além disso, a escolha da empresa que vai fornecer os veículos e até mesmo o contrato precisam ser feitos com muito cuidado para garantir que o seu negócio e os seus clientes não sejam prejudicados por conta de falha de terceiros.

3. Frota Terceirizada

A terceirização de frota é um modelo que vai se estabelecendo cada vez mais no Brasil. De acordo com dados de 2017 da Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis (ABLA), o setor representou 58% do mercado de locação no país.

As razões? A principal delas é a economia: ao fechar um contrato, a empresa passa a se responsabilizar por um valor fixo e não precisa lidar com variações, erros e eventuais prejuízos que apareçam, além de, é claro, não se preocupar com a complexa operação de gerir uma frota.

É uma solução muito utilizada por empresas que não possuem capacidade técnica — ou mesmo financeira — para administrar uma frota por conta própria. Dessa maneira, com um contrato definido e uma empresa confiável para prestar o serviço, é possível reduzir a estrutura do seu negócio, os custos e, mesmo assim, oferecer a mesma qualidade e eficiência para o seu consumidor.

Passo a passo para um planejamento de gestão de frota

O primeiro passo para realizar o planejamento de gestão de frota da sua empresa: contabilizar qual o tamanho da sua frota e realizar o inventário. Ou seja, quantos veículos estão sob responsabilidade dos seus funcionários, quais os modelos dos veículos, anos de fabricação, tipo de combustível, histórico de manutenções, etc. Com a lista do tamanho e estrutura da sua frota, o passo seguinte é detalhar — de preferência em relatórios mensais — os gastos e investimentos necessários feitos para garantir o bom funcionamento.

Avalie constantemente as condições dos veículos da sua frota, dessa maneira, com uma manutenção regular, as chances de prejuízos maiores — e não planejados — são pequenas para o seu negócio. Outro ponto importante é investir no aprendizado dos seus funcionários, principalmente dos motoristas, visando melhorar o serviço prestado, a segurança individual do motorista e dos pedestres, e do veículo.

Além disso, utilize a tecnologia ao seu lado. Implemente ferramentas que podem ajudar você a, por exemplo, realizar um monitoramento mais eficiente do GPS de cada veículo, conseguindo verificar se o trajeto escolhido seguiu o planejamento ou mesmo se o motorista precisou fazer desvios no caminho. Dessa maneira, além de controlar as rotas traçadas, é possível gerar mais informações para uma análise completa posteriormente.

Muitos desses pontos acabam gerando dados, métricas e indicadores que, diversas vezes, passam despercebidos por gestores, mas são de extrema importância para o seu negócio e podem ser o diferencial para garantir resultados melhores.

Os indicadores da gestão de frotas

Conhecer a sua própria empresa é fundamental para saber quais os problemas estão enfrentando, quais decisões tomar e como melhorar a operação da sua frota de veículos. Porém, não adianta gerar uma quantidade enorme de números e dados para o controle interno se você não os utiliza de alguma maneira que beneficie o seu negócio; é preciso transformar todas essas informações em indicadores.

Ao realizar uma análise e monitoramento constante dos dados, é possível cruzar informações de diferentes áreas da sua frota e identificar as causas de algum problema que esteja se iniciando. Ao cruzar, por exemplo, os gastos com combustível da sua empresa com as rotas planejadas e perceber uma variação muito grande de um mês para o outro, é possível solucionar essa questão antes que se repita e se torne um problema maior.

Os custos com manutenção, por exemplo, diminuíram, mas a sua empresa está precisando alugar outros veículos para suprir as demandas dos seus clientes? Talvez as vistorias não estejam sendo realizadas de maneira tão precisa ou está na hora de reestruturar a sua frota com novos veículos.

Outro indicador importante é a quantidade de multas. Mas como avaliar e solucionar o problema sem uma análise quantitativa dessas informações? Até mesmo para mensurar o gasto com as multas e conseguir montar um orçamento preciso, é importante entender qual a frequência das ocorrências e o quanto isso impacta no balanço. Ao identificar, por exemplo, motoristas com um histórico negativo, você pode investir em treinamentos, pensando na saúde do funcionário e também da sua empresa.

Infelizmente, no Brasil, dois problemas graves são muito comuns em estradas e rodovias: acidentes e roubos. Duas situações que se encaixam na categoria de sinistralidades. Porém, são duas situações difíceis de se prever e que podem causar prejuízos enormes ao seu negócio. Com uma análise aprofundada, é possível evitar determinadas rotas mais perigosas ou que as condições do asfalto sejam piores, e dessa forma agir sempre preventivamente.

Em apenas alguns exemplos, fica evidente como analisar constantemente os resultados, dados e informações da sua empresa beneficiam a gestão de frota. É importante estar sempre atento ao que esses números estão apresentando. Ao analisá-los separadamente, talvez mostrem variações pequenas e que não saltem os olhos, porém, ao comparar com outros indicadores, é mais fácil encontrar erros de planejamento ou execução que estejam atrapalhando a eficiência do seu serviço.

Dessa maneira, o planejamento, a definição de metas e outras ações que sempre visam a melhora das operações são muito mais fáceis de serem realizadas. Sempre atento ao monitoramento da execução do que está sendo feito ou produzido e buscando formas de mitigar os problemas, as chances do seu negócio prosperar ainda mais são muito maiores.

Os processos e o papel do gestor de frotas

Administrar uma frota de veículos envolve planejar, executar e monitorar inúmeros processos diariamente para que tudo ocorra da maneira mais eficiente possível e, é claro, com menos custos desnecessários para a sua empresa. Portanto, a escolha do gestor é um ponto importante para garantir que, de fato, tudo o que se espera de uma gestão eficiente seja colocado em prática.

O primeiro ponto fundamental para garantir que a escolha do perfil de gestor para tocar a sua frota seja bem feita é colocar alguém que conheça o mercado. As responsabilidades são inúmeras e os processos são os mais variados, todos com forte impacto no que vai acontecer nas operações. Portanto, a experiência de alguém que esteja acostumado com esse mercado, que conheça as peculiaridades do segmento e saiba como lidar com os problemas que possam aparecer eventualmente é fundamental.

Outro ponto importante é a agilidade para tomada de decisão. Afinal, por mais que se realize um planejamento eficiente, problemas com frotas de veículos podem acontecer de uma hora para outra (um acidente, um roubo ou até mesmo uma mudança de rota), exigindo que o tempo de resposta seja rápido o suficiente para não atrapalhar a qualidade do serviço oferecido, a segurança dos seus funcionários e, ainda, causar prejuízos financeiros.

É necessário, porém, encontrar um meio termo nessa questão. Pensar apenas em economizar recursos pode acabar prejudicando a qualidade do serviço prestado pela sua empresa e, consequentemente, acarretando em prejuízos futuros para o seu negócio. É importante contar com alguém que saiba balancear essas situações e não analise os processos apenas individualmente, mas sempre fazendo uma leitura mais completa do panorama das operações.

Boas práticas para uma gestão de frotas

Para tentar exemplificar algumas práticas que podem ser úteis para a gestão de frota, separamos algumas dicas para que você consiga aplicá-las ao dia a dia da sua empresa e consiga aumentar a produtividade.

Use a tecnologia a seu favor

Com tantas ferramentas e informações disponíveis no mercado, utilizar o que de mais novo a tecnologia pode oferecer é praticamente obrigatório. Não veja gastos em tecnologia como prejuízos e mais dinheiro saindo do seu balanço, mas como investimentos no futuro da sua empresa.

De maneira direta — e muitas vezes indireta — ferramentas eficientes que podem parecer caras em um momento inicial acabam se pagando rapidamente e, melhor ainda, gerando economia para você em outros setores. Como falamos acima, o monitoramento constante das operações, por exemplo, é fundamental para garantir que tudo está correndo da melhor maneira possível e, caso não esteja, o que é preciso ser feito para otimizar o processo.

Inspecione para mitigar os riscos do transporte

Com o monitoramento eficiente e constante das operações e dos processos de gestão de frota, é possível identificar riscos do transporte que estejam prejudicando o seu planejamento estratégico. Dessa forma, é importante sempre ficar atento aos indicadores e informações disponibilizados em relatórios e análises para conseguir se antecipar aos eventuais problemas que possam aparecer.

Muito acidentes em determinada rodovia? Encontre outras rotas ou então invista em treinamentos para os seus motoristas, sempre pensando em desenvolver e otimizar todas as engrenagens envolvidas no funcionamento de uma frota de veículos.

Fique atento ao controle de perdas

Perdas fazem parte da rotina da administração de frotas de veículos, especialmente no Brasil. Riscos de roubos e acidentes, veículos constantemente em reparo, enfim, muitas coisas dificultam ainda mais o trabalho do gestor. Portanto, é preciso ficar atento a esses detalhes e não deixar que casos isolados ou, até certo ponto, esperados, se tornem rotina dentro do ambiente de trabalho e prejudiquem o funcionamento da empresa.

3 erros para se evitar na gestão de frota

Citamos alguns pontos que são importantes para garantir o rendimento e a produção da sua frota de veículos e, agora, separamos alguns erros graves e muito comuns cometidos por gestores.

1. Não ter um plano de gerenciamento de riscos

É preciso pensar em todas as possibilidades, dos cenários mais improváveis aos que podem se repetir regularmente, não importa a gravidade, é necessário, no mínimo, montar planos para evitar que o fator surpresa cause problemas ainda maiores.

Analise as rotas, os veículos e possíveis cenários para montar planos de gerenciamento de riscos, sempre pensando em maneiras de reduzir as chances do prejuízo ou da redução da qualidade serem muito grandes. É importante sempre lembrar de seus consumidores, portanto, encontrar maneiras de evitar que um eventual problema na sua empresa se torne um problema ainda maior para quem depende do seu serviço.

2. Não fazer a manutenção preventiva

O trabalho com frotas já possui alguns problemas “naturais” e, portanto, necessitam de maior cuidado do seu gestor. Abrir mão de manutenções preventivas, por exemplo, é um erro muito comum e pode acarretar em milhares de problemas e prejuízos financeiros ainda maiores. Economizar em prevenção é um dos erros mais graves e que, além de prejudicar a empresa, pode colocar em risco os seus funcionários.

Em vez de deixar você na mão durante uma viagem, por exemplo, o que acabaria gerando maiores prejuízos para o seu negócio, você pode planejar vistorias constantes e, com planejamento, vai saber exatamente quando determinado caminhão vai ficar fora de serviço e por quanto tempo, facilitando a sua capacidade de organização, já que o planejamento ainda estará no seu controle e não da sorte (ou do azar).

3. Não pensar na eficiência, mas apenas nos valores

É preciso tomar muito cuidado quando a vontade de economizar é tão grande, que ela passa a se tornar negligência. Não é nenhum crime pensar em maneiras de reduzir os custos da sua empresa, todo mundo deve fazer isso. Mas se fosse fácil, todo mundo faria e não é assim que as coisas funcionam.

Portanto, é preciso sempre analisar também a questão da eficiência do seu serviço. Afinal, em um mercado tão competitivo, apenas um eventual preço mais baixo não vai conseguir segurar uma cartela de clientes muito extensa. É preciso encontrar diferentes maneiras de tornar o processo de operação mais barato, porém, de alguma forma que não prejudique a qualidade e a segurança do serviço oferecido pela sua empresa.

Usando um sistema para otimizar

Por mais que o administrador siga todas as dicas listadas acima, no final das contas, somos humanos e sempre propensos a cometer erros ou não identificá-los. Dessa forma, uma maneira de resolver eventuais erros e aumentar a produtividade da operação da sua frota pode ser investir em um software de gestão.

Com uma ferramenta que se encaixe na metodologia de trabalho da sua empresa e consiga oferecer os benefícios esperados, é possível conquistar resultados ainda melhores para o seu negócio. O monitoramento, por exemplo, que destacamos inúmeras vezes como fundamental para o sucesso do seu planejamento, fica muito mais simples — e menos propenso a erros humanos — de filtrar as informações necessárias e conseguir identificar erros e acertos da operação.

Identificar caminhos mais curtos por meio de uma análise dos GPS’s de toda a frota e cruzar com dados sobre os gastos de combustível podem gerar uma economia gigantesca sem gerar muito trabalho.

Com um software, é possível detalhar com maior precisão o momento exato para realizar a manutenção em determinado veículo, por exemplo. Como? Ao cruzar as informações de viagens, quilometragem, combustível, você pode criar métricas que apontem a necessidade de tirar o veículo da estrada por um tempo para que a vistoria seja feita. Dessa forma, você diminui as chances de acidentes e aumenta a vida útil da sua frota.

Além de apontar também fontes de desperdício e outras possibilidades de economia, com um software voltado para o seu negócio, você consegue controlar melhor as informações mais importantes, criar páginas e relatórios com acessos restritos e identificar quem acessou uma última planilha, por exemplo. Tudo isso permite um controle maior de todas as operações da sua empresa.

Nesse artigo, o objetivo foi apresentar quais são as vantagens de se pensar e investir em gestão de frota. Ao capacitar a sua equipe responsável pelo gerenciamento, os benefícios são inúmeros para o seu negócio. Como mostramos no texto, o planejamento e monitoramento constante de tudo o que é feito na operação da sua frota de veículos é a forma mais efetiva de tornar a sua empresa mais rentável e eficiente.

Além disso, listamos como iniciar o processo de reformulação da gestão de frota da sua empresa, algumas práticas importantes e que devem ser consideradas para qualquer negócio, ações que devem ser evitadas a qualquer custo para não prejudicar a eficiência da sua frota e, por último, a importância de utilizar um sistema para otimizar todos os processos, reduzir os custos de operação e aumentar a produtividade.

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