Conseguir lançar e consolidar uma empresa já é um grande feito para os envolvidos, mas o que a história nos conta no mercado brasileiro é que os desafios nesse ponto estão apenas começando.

Para garantir uma empresa funcional e produtiva por muito tempo, é preciso que seus diretores e gerentes saibam lidar com momentos de crise e mantê-la funcionando não importa o cenário.

É aí que entra o plano de continuidade de negócios. Quer saber qual é a importância desse planejamento e como fazê-lo? Nós discutimos tudo isso neste post. Confira!

O que é um plano de continuidade de negócios?

É claro que não é tão comum assim pensar sobre ou presenciar eventos que possam causar uma paralisação completa de uma empresa. São ameaças como desastres naturais (incêndios, inundações), acidentes, fraudes financeiras, falhas de sistemas, entre outros incidentes que chegam ao ponto de impedir completamente a produtividade.

E se isso acontecer? Esse tipo de evento precisa de ação rápida, organização e calma para que algo pontual não determine a inviabilidade de um negócio.

É pensando nisso que empresas em todo o mundo fazem planos de continuidade de negócios. A ideia desse planejamento é determinar um conjunto de ações, tarefas e estratégias que garantam o pleno funcionamento da empresa diante de qualquer tipo de falha.

Ou seja, é um documento como um protocolo, que vai indicar funções e responsabilidades para cada um dos envolvidos na empresa, visando a recuperação da produtividade o quanto antes.

Qual é a sua importância?

Como dissemos, esse tipo de desastre não é algo que acontece o tempo todo, mas por que não se preparar para o caso de uma eventualidade? Nesses momentos, organização e agilidade podem determinar o futuro da sua empresa.

O plano de continuidade não é apenas um guia para emergências. A própria natureza de sua elaboração traz mais visão de futuro, análise de mercado e um conhecimento interno do que faz um negócio realmente se manter de pé e funcionando.

Você ganha visão de processos e aprende a priorizar aqueles fundamentais para o core do produto além de entender melhor sobre estruturação e segurança no manuseio de dados, implementando ferramentas para backup e recuperação confiáveis de informações relevantes ao negócio.

Portanto, o plano de continuidade de negócios é, ao mesmo tempo, um protocolo fundamental para salvar a empresa em caso de falhas críticas e um processo de aprendizagem, otimização e integração entre diversos setores, ferramentas e colaboradores.

Quais são as etapas que formam um plano de continuidade?

Então, vamos conversar um pouco sobre o que define um plano de continuidade. Para que você tenha certeza que cobriu todos os aspectos relevantes de funcionamento e sua empresa está preparada para lidar com crises, é mais fácil quebrar esse planejamento em etapas. Veja quais são:

Levantamento para elaboração do PCN

O primeiro passo, na verdade, é uma preparação para o plano de continuidade de negócios. É quando você levanta a situação atual das operações, entende as demandas principais durante uma falha crítica e prioriza quais dessas precisam ser atacadas primeiro.

Portanto, você precisa se fazer 3 perguntas:

1. O que pode acontecer?

Aqui, você identifica que tipo de desastres, incidentes e falhas o negócio está sujeito. Essa resposta pode mudar de acordo com a natureza do negócio, tipo de produto ou serviço e até a localização da empresa.

2. Como esses incidentes me impactam?

Em seguida, você precisa estudar e determinar como cada um desses possíveis riscos podem afetar o funcionamento do negócio. O importante é categorizá-los por probabilidade de acontecer e pelas consequências que trariam caso acontecessem.

3. O que fazer?

Depois que você levantou todas essas possibilidades, é hora de preparar-se para elas. Nessa etapa entra o planejamento de fato, onde você vai desenhar as etapas seguintes.

Plano de Contingência

A partir daqui, todos os protocolos elaborados precisam ter em mente que um dos incidentes possíveis ocorreu e precisa ser solucionado. Antes de qualquer coisa, você e os outros colaboradores precisaram interromper o evento, ou seja, fazer uma contingência.

Pode-se entender isso analisando um exemplo extremo: no caso de um incêndio, a primeira atitude deve ser apagar o fogo. A ideia aqui é que cada pessoa relevante nesse processo saiba o que fazer e como fazer o quanto antes para impedir que a situação piore.

Plano de Gerenciamento de Crise

Na verdade, o Plano de Contingência faz parte da administração geral da crise, portanto faz parte desse tópico também. O seu papel nessa parte é planejar, detalhar e delegar as funções de cada um durante e após a contingência para que a empresa seja preparada para a recuperação assim que a crise for interrompida.

Plano de Recuperação

Nesse passo sim, a empresa tem um documento estruturado para seguir como guia do ponto em que o desastre ocorreu até o seu funcionamento.

A importância desse tipo de planejamento é otimizar o tempo de recuperação durante o imprevisto, pois cada minuto de execução economizado conta em um momento tão crítico. Dependendo da natureza do negócio, ficar muito tempo parado pode significar um prejuízo irrecuperável.

A palavra-chave nesse ponto é priorização. Quais sistemas são fundamentais para que a empresa seja produtiva? Quais funções entre os colaboradores precisam ser retomadas primeiro? Quem pode ser realocado de funções secundárias para reforçar a recuperação de setores críticos?

Definir esse tipo de estratégia simplifica um processo fundamental: botar a empresa de pé o quanto antes, mesmo que em seu mínimo de funcionalidade.

Plano de Continuidade Operacional

Essa é a última etapa do PCN, quando a recuperação descrita acima é restabelecida em um processo organizado e eficiente. O planejamento deve ser focado na recuperação de sistemas e dados, bem como nas funções críticas para o negócio. Em seguida, com a empresa de volta à ativa, todas as outras atividades podem ser reativadas de acordo com a necessidade, capacidade e importância para o negócio.

Todas essas etapas serão executadas naturalmente por qualquer empresa em qualquer tipo de crise. A diferença em montar um plano de continuidade de negócios antes do desastre é que assim você agiliza e aumenta a eficiência dessa recuperação. Em mercados competitivos, um dia a menos de prejuízos pode ser a diferença entre sobreviver ou não conseguir se levantar outra vez.

E aí, gostou da dica? Então nos siga no Facebook, no LinkedIn e no Instagram para mais conteúdos!